ORPLAN

CHOIX D´UN LOGICIEL DE GESTION DE PLANNING DANS LE SECTEUR MEDICO-SOCIAL

 

Le planning du personnel est crucial dans les établissements fonctionnant 24 heures / 24 et 365 jours / an. Sans lui, la mission de ces établissements et particulièrement dans le secteur médico-social, ne peut plus être assurée. Plus fondamental que la paye, plus fondamental que la comptabilité, la gestion du planning ne reçoit pas toujours les égards qui lui sont dus.

Bien décider dans le domaine de la gestion de planning suppose, comme dans tout choix, d´avoir des objectifs clairs. A défaut, puisque non exprimés, ces objectifs ne seront pas atteints.

Dans les grandes structures, la saisie des données se fait à la base. Un invariant des bons systèmes informatiques consiste à faire en sorte que la saisie des données profite à ceux et celles qui en ont la charge. Intéressées directement aux résultats, ces personnes en sont nécessairement plus motivées et concourent à une information plus juste qui pourra être exploitée avec succès à des niveaux plus élevés.

Un deuxième invariant consiste en l´intégration à la saisie de base, de toutes les informations qui seront exploitées au niveau supérieur. A défaut, en marge de l´applicatif mis en place, d´autres saisies parallèles, d´autres procédures devront exister pour centraliser cette information manquante.

En conséquence, il faut essentiellement veiller à ce que l´applicatif au niveau saisie soit adapté à la mission des personnes qui en ont la charge et bien sûr à ce que l´information qu´ils véhiculent soit suffisante pour alimenter les besoins situés aux niveaux supérieurs (par exemple la paye).

Dans le cadre d´une mise en place d´un système de gestion de planning informatisé, vous devez déterminer, quels seront les profits en terme de productivité, de fiabilité et de qualité que vous allez en retirer pour votre établissement.

 

Qui, pour qui ? Directeur, secrétariat, chef de service?

En matière de planning dans les établissements médico-sociaux, il semble que ce soit les chefs de service les premiers intéressés puisque c´est à eux qu´est dévolue cette mission. Une bonne gestion de planning, est donc un dispositif (logiciel et matériel), leur permettant de construire les plannings, d´en suivre l´évolution, et de disposer de toute l´information nécessaire aux bonnes décisions en ce domaine. Dès lors en général, cette information est suffisante pour alimenter les besoins aux niveaux supérieurs qui viendront "puiser" dans ces données pour en retirer celles spécifiques à leur besoin.

Dans cette orientation, vous devrez vous préoccuper de vérifier que l´ensemble des informations mis à disposition de ces personnels est suffisant:

• éléments contractuels des agents de leur service (temps plein, partiel)
• règles spécifiques régissant ces personnes
• droits: ARTT, Congés annuels et parfois trimestriels, récupérations fériés, heures en sus en moins ...

il faut noter que ces éléments, que ces droits peuvent varier selon les décisions des chefs de service et c´est donc à leur niveau qu´ils doivent être générés, conservés et calculés.

L´applicatif devra être suffisamment complet pour prendre en charge tous les cas particuliers au risque dans le cas contraire de faire écrouler tout l´édifice. De même toute situation de mise à niveau complexe devra pouvoir être défaite facilement. Parmi les cas parfois un peu plus difficiles à traiter et souvent oubliés, vous devrez surveiller particulièrement que votre système permet par exemple:

• la saisie des heures de délégation
• le suivi des heures de maternité
• la mise en place de mi-temps thérapeutiques

Cet applicatif devra aider au maximum les chefs de service dans leur mission: assurer la continuité de leur service quels que soient les aléas de disponibilité de leur personnel au besoin par remplacement des personnels absents (personnels déjà en place avec avenant ou non à leur contrat de travail, service interne de remplacement, CDD ou intérim). L´application devra mettre en exergue les manques et permettre le remplacement.

Dès lors il deviendra aisé de décharger votre structure d´un certain nombre de tâches administratives directes:

• impression des contrats de travail
• éléments complets de paye
• statistiques et comptages divers.

Très important, la continuité du service sera-t-elle assurée dans le temps en permettant toutes les réorganisations successives qui ne manqueront pas de se produire tout en se pliant aux changements de règles de gestion qui se produiront immanquablement ? L´ensemble du paramétrage de votre système devra être conservé en historique avec des dates d´application précises permettant de voyager dans le passé ou dans le futur avec toujours les bons éléments et les bonnes règles d´application. Par exemple, puis-je changer de convention collective dans deux mois et traiter immédiatement des événements postérieurs à cette date tout en assurant correctement le quotidien ?

Le badgeage, sera un plus qui viendra fiabiliser cette information et la contrôler. Comme indiqué plus haut, comme dans tout système informatique, le badgeage constituant une saisie, le personnel badgeant devra pouvoir en retirer une satisfaction. A défaut, le taux d´anomalie sera très élevé et les données pratiquement inexploitables.

Le badgeage est parfois mis en préalable à la mise en place d´une gestion de personnel: l´ampleur des changements et des bouleversements permettant d´occulter la véritable phase d´analyse des besoins et de détermination des objectifs. Le badgeage réussi (saisie des temps faits) suppose que l´autre volet applicatif de la gestion de personnel qu´il va venir compléter, soit lui aussi réussi.

Nous ne prétendons pas que le logiciel de planning Orplan-GP soit le meilleur, mais en s´appuyant sur ces principes, il constitue un bon logiciel apte à gèrer des plannings dans toute leur complexité. Il ne constitue pas un simple sous-module de logiciel de paye ou de comptabilité, mais un véritable logiciel autonome fait pour des utilisateurs exigeants et confrontés sans cesse aux aléas du terrain.

Avec les logiciels de gestion de planning Orplan, crayons, gommes, ratures, calculs approximatifs seront rangés définitivement.

L. Le Dantec